No artigo de hoje, vamos falar sobre a lista mestra e a sua importância para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Primeiramente, é importante dizer que as informações e documentações geradas pela organização são essenciais para o bom funcionamento dos processos e para subsidiar as auditorias provenientes do SGQ.

Assim, possuir um bom sistema de Gestão de Documentos é essencial para a tomada de decisão mais assertiva para a melhoria contínua dos processos, e uma das ferramentas utilizadas para a Gestão de Documentos é a lista mestra.

Sendo assim, saiba mais sobre esse documento a seguir.

O que é a lista mestra?

A lista mestra é uma técnica que trata da Gestão de Documentos, buscando facilitar o controle, a gestão e a administração de todos os documentos gerados pela organização.

Apesar da lista mestra estar associada com o SGQ, não é uma obrigação ou uma medida regulatória da norma ISO 9001:2015.

De acordo com a normal ISO 9001:2015 no item 7.5 que trata de informação documentada, é fundamental que o SGQ inclua em seus processos a informação documentada requerida e a informação documentada necessária para a eficácia do próprio SGQ. 

Entretanto, a própria norma ISO 9001:2015 destaca que a gestão de documentos, incluindo a lista mestra, difere de organização para organização, devido aos seguintes aspectos:

• Porte da organização, tipos de atividades, processos, produtos e serviços;
• Complexidade de processos e suas interações;
• Competência de pessoas.

Além disso, a própria norma ISO 9001:2015 sugere que as informações devem estar disponíveis e adequadas para uso, tal como protegidas de possíveis fraudes e invasões.

Acerca do controle de informações, a norma ISO 9001:2015 propõe que a organização aborde as seguintes atividades em sua aplicação:

• Distribuição, acesso, recuperação e uso das informações de maneira adequada e segura;
• Armazenamento e preservação, incluindo a legibilidade do documento;
• Controle de alterações e versões do documento;
• Retenção e disposição das informações organizacionais.

Dessa forma, a norma ISO 9001:2015 não especifica a obrigatoriedade da lista mestra no SGQ, entretanto, descreve de forma clara todos os seus componentes e itens básicos para Gestão de Documentos.

Para que serve a lista mestra?

De forma muito generalista, a lista mestra de documentos é composta por itens como código, revisão e descrição de todos os documentos que a organização definiu como essenciais para a o fluxo de informações.

Sendo assim, a principal função deste documento é verificar se os demais documentos estão sendo utilizados de forma efetiva e se estão em constante atualização, pois informações obsoletas não são úteis para a organização e para o SGQ.

Contudo, sabe-se que algumas organizações produzem grandes volumes de informações e documentos, e que mantê-los atualizados pode ser uma tarefa árdua. Por isso, é necessário criar meios para retroalimentar as informações e classificá-las da maneira mais assertiva possível, para não gerar informações duais e obsoletas.

Pensando nessa necessidade, é possível criar meios para evitar a não conformidade na atualização dos documentos.

Um dos primeiros meios é criar um cargo que seja exclusivo para o tratamento e atualização das informações organizacionais, incluindo o controle de documentos.

Entretanto, é possível que a Alta Direção veja a criação de um novo cargo como aumento de custos, mas na verdade, um capital intelectual de qualidade é muito mais efetivo e relativamente mais barato do que lidar com os retrabalhos e com a não conformidade.

Além disso, outro meio de evitar a não conformidade é construir a lista mestra de forma estratégica, pensando nos detalhes que facilitarão o tratamento das informações, como por exemplo, deixar descrito se o documento está atualizado e qual a versão da atualização.

Outra maneira de evitar a não conformidade da gestão de documentos é criar uma rotina de atividades que descrevam a periodicidade e a necessidade da atualização das informações.

Neste ponto, por se tratar da construção de uma rotina de atividades, é necessário deixar todas as informações muito claras para os envolvidos no processo e na atividade, descrevendo a importância da atualização periódica e dos documentos emitidos.

Por fim, para tornar as atividades mais fluidas e sair do manual, a aquisição de um bom sistema de controle de documentos irá mudar a realidade da gestão da informação e de documentos na organização.

O mais importante aqui é trabalhar com diretrizes estratégias que estejam diretamente ligadas com o SGQ, para eliminar os problemas com documentos obsoletos e informações desatualizadas.

Como fazer uma lista mestra?

Agora que já tratamos do que é uma lista mestra e da sua importância para o SGQ, vamos falar sobre como construir uma lista de maneira estratégica.

É importante ressaltar que não existe um modelo de lista ideal e perfeito, e que por isso é necessário construir um modelo que se adapte às suas necessidade e à realidade da sua organização.

Assim, é importante que a lista mestra contenha as seguintes informações em seu conteúdo:

• Código, que é uma das informações mais essenciais para a classificação e localização dos documentos. Com os documentos identificados, é muito mais fácil e mais rápido de localizar e de atualizar;
• Versão do documento, que deve descrever quando o documento foi atualizado. Essa informação identifica se o documento está atualizado ou não;
• Descrição do documento e de seu conteúdo, para que o colaborador saiba de forma rápida e efetiva sobre o que o documento trata.

Sendo assim, existem duas opções para implantar a lista mestra em sua organização: construir a sua própria lista ou adquirir um sistema pronto. 

Para construir a sua própria lista, é necessário criar tabelas que contenham as informações descritas acima: código do documento, versão e última atualização do documento e a descrição do conteúdo.

Caso queira uma lista mais completa, pode inserir o autor do documento e a data da próxima revisão dentro da tabela.

Entretanto, esteja atento para não criar uma lista com informações em excessos e acabar criando um documento confuso. Pense que o ideal é conter as informações essenciais para a fluidez dos processos internos e para as auditorias do SGQ.

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